E-Mail Archivierung

Geschäftliche E-Mails und Dateien sind eine unschätzbare Informationsquelle. Ihre Auswertung liefert zudem wertvolle Erkenntnisse für operative und strategische Entscheidungen. Gehen digitale Dokumente verloren, drohen nicht nurGeschäftsausfall und Image-Verlust, sondern auch rechtliche Konsequenzen.

Rechtssichere E-Mail Archivierung - GoBD seit 01.01.2017 Pflicht 

Seit 01.01.2017 gelten für die Archivierung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss - unabhängig von der Größe des Unternehmens - archivieren. Die Archivierung von Dokumenten ist eine gesetzliche Vorgabe!  Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Archivierungspflichten verletzen Sie nicht nur die Buchführungspflichten, sondern können auch einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat belangt werden, was nicht nur steuerrechtliche Konsequenzen, sondern auch Schadensersatzansprüche, eine persönliche Haftung oder erhebliche Strafen mit teils empfindlichen Geldbußen oder Freiheitsentzug nach sich ziehen kann.

Die Anzahl der Dokumente, die in Unternehmen entstehen und digital und revisionssicher archiviert werden müssen, ist groß: Angebote, Verträge, Rechnungen und noch vieles mehr.

Mit dem GFI Archiver archivieren Sie Ihre E-Mails GoBD-konform und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Mail Archivierung:

• Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderung aufbewahrt werden.
• Kein Dokument darf auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
• Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
• Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
• Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
• Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

Der GFI Archiver wird parallel zu Microsoft Exchange Server, Office 365, Google Apps und anderen Mailservern eingesetzt. Verschickte und empfangene E-Mails werden unverändert auf einem separaten Server archiviert.

Ihre Vorteile

• Gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails, Dateien und Terminen
• Automatische und zentrale Speicherung Ihrer Dateien ohne externe Online-Speicherdienste
• Jederzeit von überall aus Zugriff auf die archivierten Dateien
• Teamübergreifende, gemeinsame Bearbeitung von Dateien
• Geschützte, rechtskonforme Langzeitsicherung
• Schneller E-Mail- und Dateizugriff via Web-Oberfläche
• Fortschrittliche Suchfunktionen und Archivierungsoptionen
• Wertvolle Business-Intelligence-Berichte
• Einsparung von Speicherkosten

Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite

Profitieren Sie von unserem Know-how und nutzen Sie die sichere Zentrallösung in Kombination mit geschulten Experten der Ambiel IT-Systemhaus GmbH.

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